Menjalankan Perpustakaan (or How to Run Your Small Library)

Berhubung sudah ada 1210 orang cukup banyak yang menanyakan “tips-tips dong bagaimana membuat atau menjalankan perpustakaan pribadi untuk umum” maka dalam post kali ini saya akan berbagi beberapa tips yang bisa dibilang amatiran, karena… ya, saya baru menjalankan Pustakalana selama 9 bulan terakhir. Jadi sebetulnya belum bisa dianggap sukses atau sudah terbukti manjur tips-tips yang akan saya bagikan ini. Tapi demi memenuhi janji kepada beberapa pihak yang menanyakan, saya tuliskan yaa…

Tujuan Membuka Perpustakaan (Basically 5 W + 1 H)

Saya sebetulnya bingung yang harus ada dulu: tujuan atau keberadaan koleksi buku-buku yaa….. Namun dalam pengalaman pribadi saya, yang perlu ada pertama adalah NIATAN dan tujuan untuk mengadakan perpustakaan untuk dapat diakses oleh umum. Kenapa Anda ingin membuka perpustakaan? Atau mengapa ingin membuka taman bacaan? Untuk siapa kah perpustakaan ini: anak-anak TK, anak SD, remaja, dewasa, koleksi khusus: tentang seni, tentang fotografi? Siapa yang akan merintis perpustakaan ini bersama Anda? Di mana Anda akan membuka perpustakaan (jalur online? membuka lapak saat car free day? kerjasama dengan daycare? di garasi rumah? kerjasama dengan komunitas lain? dll)

Koleksi Buku

Saat di Amerika, 5 tahun di sana, sebetulnya koleksi pribadi keluarga kami tidak terlalu banyak.. Mungkin hanya ada sekitar 150 buku anak milik Azka dan Khalif (yang kebanyakan adalah pemberian dari playgroup tempat mereka bermain, hadiah dari orang, atau buku seken) serta 50 buku-buku novel dan non-fiksi dewasa yang saya dan Ara koleksi (dan bener-bener hanya dikoleksi, gak di baca!). Karena di Amerika sendiri kami memang hobby-nya library-hopping, sebetulnya keinginan buat memiliki banyak buku tidak terlalu menjadi prioritas – karena utamanya akses mendapatkan buku bagus dan berkualitas sudah kami dapatkan dari perpustakaan-perpustakaan di kota dan sekitaran kota kami. Namun ketika tahu kami akan pulang kampung, maka hal pertama yang jadi prioritas adalah membawa pulang dan membeli sebanyak-banyaknya buku di sana dengan cara murah.

Cara murah mendapatkan buku: hunting/ membeli buku seken, ke pameran buku (BBW, ftw!), mengumpulkan teman-teman yang memiliki koleksi buku-buku “nganggur”, mengadakan program donasi buku/ book drive. Dari pengalaman saya: donasi buku-buku beberapa saya dapatkan dari channel Books for Indonesia, milik pribadi, dan milik co-owner Pustakalana; keluarga Priadi.

Main Collection

Memiliki banyak koleksi buku, kita bisa melihat juga: sebetulnya buku-buku yang kita miliki apakah ada spesialisasinya? Dalam Pustakalana – buku yang keluarga kami miliki memang dalam ranah Children Picture Books dan Illustrated Books – yang memang untuk anak usia 7 tahun ke bawah (saat ini masih relate karena anak-anak usianya masih di bawah 7 tahun, dan saya sendiri sangat menggemari buku-buku anak). Ada orang/ keluarga yang mungkin koleksi komiknya banyak, koleksi buku Muslimnya banyak, atau misalkan kamu tidak tinggal di Indonesia – namun tinggal di luar negeri tapi memiliki banyak koleksi buku berbahasa Indonesia; bisa jadi itu adalah main collection-nya perpustakaan kamu. Dengan tau kekuatan spesialisasi buku: maka tau juga positioning perpustakaan yang akan kamu jalankan. Jadi ada uniqueness-nya – walau di kota atau daerah kamu tinggal ada banyak perpustakaan lainnya, kamu tau bahwa koleksi-koleksi yang perpustakaan kamu miliki adalah unik dan “akan dicari”.

Sistem Manajemen Perpustakaan

Salah satu yang paling melelahkan di awal-awal membangun Pustakalana adalah…. pas unoboxing buku-buku dari New Bedford sampai ke Bandung; BUKU BANYAK AMAT YAK. Terus ini gimana… SEMUA-nya harus disampul satu per satu. Semuanya harus didata. Semuanya harus dikasih barcode. Semuanya harus dikasih label. Semuanya harus digotong-gotong ke sebuah ruangan supaya tertata rapih.

azka

Oke, jadi yang pertama adalah…. Stay calm. No need to hurry, kecuali emang kalau perpustakaannya mau buru-buru berjalan, baru deh. Asumsi bahwa buku-buku yang Anda miliki emang masih scattered ya. Langkah-langkahnya:

Kategorikan buku: pisahkan buku-buku berdasarkan kategori dan temanya, bisa juga dari bahasa, jenis buku, dll. Kategori yang akan menjadi MAIN collection adalah yang pertama diprioritaskan untuk disusun/ dikelompokan. Karena dari main collection itu akan dikelompokan lagi, misal: dari judul buku (kalau mau dikelompokan alphabetical).

Entry buku / cataloging your books: semua buku yang Anda miliki dan akan menjadi bagian dari buku koleksi perpustakaan sebaiknya harus dientry. Entry ke mana? Pustakalana menggunakan library management system bernama SLiMS (Senayan Library Management System) yakni: is a free and open source Library Management System. It is build on free and open source technology like PHP and MySQL. SLiMS provides many features such as bibliography database, circulation, membership management and many more that will help “automating”  library tasks.

Kira-kira kayak begini data yang harus dientry:buku

Kebayang yah… Banyak banget. Tapi jangan khawatir, karena sekarang banyak sekali apps yang memungkinkan kita cukup scan ISBN barcode pada buku, dan kemudian bisa save as dalam bentuk file .CSV atau .XLS. Di apps (saya lupa namanya apa), juga bisa milih data yang mau kita entry: apakah Judul, tahun terbit, kota terbit, jumlah halaman, dll – sesuai dengan yang kita butuhkan tinggal dicentang aja. Kalau Pustakalana sendiri karena pake Senayan/ SLIMS, maka data-datanya memang harus lengkap. Ohya, SLIMS ini dipakai oleh sekolah-sekolah, dan instansi pemerintahan di Indonesia. FREE dan tinggal dipelajari secara otodidak saja.

Kalau bingung, saran saya buat katalog buku-buku: pakai darli http://www.libib.com saja. Itu sudah sangat memudahkan hidup: interfacenya sederhana, Anda cukup masukan judul atau ISBN buku (walau mungkin beberapa buku-buku Indonesia harus input manual ya). Tapi ini udah lumayan lengkap banget serta bisa diakses umum pula secara FREE untuk paket standar. Pustakalana baru coba-coba; pustakalana.libib.com.

2016-08-27-224444_1600x900_scrot

Apps lain yang mungkin bisa membantu mengkatalog-kan buku bisa lihat di sini.

Sampul buku

Nah ini bagian yang paling saya ga bisa lakukan: MENYAMPUL. Untungnya saya dibantu dengan teman-teman yang hobbynya memang menyampul buku😀 (talking about Ami dan Mba Wulan). Tidak perlu melakukan ini sendiri.. Saya sendiri waktu itu menanyakan ke beberapa teman, siapa yang bersedia membantu. Katakanlah satu orang dibebankan 30 buku untuk disampul, kalikan 10 orang = 300 buku. Kasih tenggat waktu yang disepakati bersama: 1 atau 2 minggu untuk 30 buku. Nah, kalo sama Ami dan Mba Wulan ini: 30 buku selesai dalam 2 jam, hehe. Sampul buku juga tidak boleh sembarangan. Pustakalana kebetulan dibantu juga oleh seorang pustakawan yang sangat mengelu-elukan buku. MEANING that… dia sangat perfeksionis: sampul buku harus rapih, dan tidak boleh selotipnya mengenai badan buku. Intinya jangan merusak dan menzhalimi buku. Kebayang ga? Ya gitu deh… x))

Sampul ini penting: agar buku tetap terjaga kerapihannya. Harga sampul akan lebih mudah beli gulungan meteran. Jadi saya beli 1 gulung gedeeee….. di Baltos (Balubur Square) seharga Rp.220.000. Dari si sampul gede ini, akan dipotong-potong dengan gergaji (bisa potong sendiri atau minta potongin) untuk kemudian disesuaikan dengan panjang buku yang paling banyak (jadi misal satu gulungan bisa dipotong menjadi 4 ukuran sampul plastik yang berbeda; ukuran buku novel, buku-buku gede Dr.Seuss, buku early readers, buku boardbook misalnya)

Ini ada beberapa tips menyampul buku dari link ini: http://pustakahanan.com/29/tips-menyampul-buku/.

Barcoding dan Labeling

Barcode pada buku perpustakaan menurut saya penting, walau sebetulnya di setiap buku sudah ada barcode dari ISBN. Barcode pada buku perpustakaan menunjukan IDENTITAS perpustakaan. Misal: kalo di Pustakalana tulisan pada barcode adalah Pustakalana Children’s Library. Dan di sana ada 13 nomor barcode yang dibuat dalam file CSV yang tadi diexport ke SLIMS tadi. BARCODE juga menunjukan kepemilikan buku, jika buku-buku adalah hasil sumbangan atau pinjaman dari beberapa pihak. Misal: barcodenya:

CH20151110109 => artinya CH = Chica, 2015 buku dientry tahun 2015, 1110 November tanggal 10, 109 = urutan yang dientry ke 109

HY2007100002 => artinya HY = Hamdan Yudanto, entry tahun 2007, 10 = bulan Oktober, 0002 = urutan ke dua dari jaga-jaga 1000-an buku (nolnya ada tiga)

Barcode ini variabelnya bebas, mau apa dan sepanjang apa. Dari situ saya pake barcode generator seperti: http://barcode-generator.org/ – dan save as JPG. Untuk selanjutnya diprint. Emang sih: semua barcode ini dibikin dan didownload satu-satu. Banyak banget ya? Tapi sebetulnya cepet kok kalau dikerjakan xD Cara lain mungkin bisa pake Photoshop (?) saya kurang menguasai, tapi dicoba saja generate barcode ini. Yang pasti: untuk bisa barcode bekerja, harus diprint dengan printer LASER.

Labeling pada buku ditaruhnya di bagian tengah buku – tepatnya 3 cm dari bagian bawah buku. Kenapa perlu label? Label berisi tentang informasi singkat pada buku: yang paling umum digunakan adalah menggunakan DDC yakni Dewey Decimal Classification. Karena saya pribadi BINGUNG dan males berlama-lama dengan si label, akibatnya hampir semua label buku di Pustakalana menggunakan label nomor 741 => masuk ke kategori Art and play dan children literature. Hahah. Menurut saya pribadi, sebetulnya DDC ini bagus banget… cuman kalau perpustakaannya kecil, belum terlalu perlu. Ke depannya sih Pustakalana mau mulai membenahi kode labeling ini..agar sesuai dengan pengkategorian yang ditetapkan DDC secara umum.

Label pada buku secara umum ada: nama depan pengarang, inisial buku, call number (yang dari Dewey Decimal Classification tadi), bisa juga ditambahkan info buku untuk kelas berapa, jenis buku (FIC or NON FIC), color code sesuai dengan tema buku, dll. Intinya mempermudah anggota atau pustakawan juga dalam mencari buku;

Di perpustakaan New Bedford and around kebanyakan seperti ini untuk bagian Children sectionnya, jadi ditempel besar inisial depan pengarangnya; A- Z di bagian label, lalu dibawahnya baru ditempel lagi call number, inisial buku, dll. Jadi bebas sesuai perpustakaan masing-masing.

Pustakalana juga ada COLOR CODE books. Yang mana hijau berarti buku bisa dipinjam, biru berarti value buku lebih tinggi dan atau buku baru, kemudian ada juga warna merah: artinya buku referensi (seperti ensiklopedia) dan tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang.

Color code lain seperti home library ini, diberi warna sesuai dengan tema, sehingga anak mudah mencari buku tematik:

Menata Perpustakaan

Usai urusan buku selesai. Saatnya bebenah ruangan! Awalnya saya memang sudah terpikir bahwa ruangan perpustakaan, karena untuk anak, akan memural dinding agar lebih instagramable menyenangkan dan “terisi” tanpa perlu banyak tempelan atau pernak -pernik lain di dinding. Nuansa yang diinginkan untuk ruangan perpustakaan juga penting: apakah ingin colorful, atau hangat/ homey, atau vintage, dll. Jadi nuansa penting sekali untuk membuat orang “betah” datang dan membaca di ruang perpustakaan kita. Ruangan kecil menurut saya tidak terlalu menjadi masalah berarti, asalkan nyaman. Display buku-buku, kebersihan ruangan, dan menata sesuai dengan “target” atau segmentasi usia yang akan datang ke perpustakaan kita juga harus selalu diperhatikan. Saya sendiri merasa Pustakalana belum kids-friendly, dengan beberapa bentuk dari furniture yang bisa beresiko membuat anak kepentok.

SONY DSC
SONY DSC

mtf_xnYaQ_101.jpg IMG_20150819_134142

IMG_2276

IMG_2546

SDM dan Aktivasi Perpustakaan

Kedua hal ini sangat berkaitan. Perpustakaan bisa hanya sekedar perpustakaan: tempat pinjam dan membaca buku. Namun lebih dari itu banyak hal yang perpustakaan bisa berikan: selain ruang, akses buku, juga kegiatan-kegiatan positif yang bisa menumbuhkan minat baca pada anak (dan keluarga), serta kegiatan diskusi (baik diskusi dari buku, dari film dari tema-tema tertentu), dan kegiatan lainnya. Di Pustakalana kegiatan ini masuk ke dalam ranah Ruang Terbuka. Dari mulai kegiatan storytelling runtin (awalnya ingin diadakan tiap minggu, namun karena keterbatasan SDM jadi dua minggu sekali), ada juga kegiatan explorer club, cooking club, mini workshop, dll. Pustakalana bekerjasama dengan berbagai komunitas lain untuk mengadakan acara-acara ini. Misalkan storytelling bersama Bengkimut, kegiatan explorer club mengajak komunitas yang dituju untuk menjadi hostnya, dll. Sehingga aktivasi perpustakaan tidak perlu dilakukan SENDIRI oleh perpustakaannya, namun juga secara aktif melibatkan komunitas lain untuk berkegiatan bersama dan tumbuh bersama. Kata kunci yang terpenting adalah: KOLABORASI.

IMG_20160221_163827 IMG_20160226_112851 IMG_20160304_123128

SONY DSC
SONY DSC

IMG_9780

Sementara SDM: agak tricky.. Karena perpustakaan is a non profit organization… Jadi Pustakalana sendiri sudah sangat bersyukur kalau bisa self-sustain membiayai tempat, biaya fix bulanan, bayar admin/ volunteer – sehingga memang idealnya dijalankan oleh bantuan relawan. Setelah 9 bulan berjalan, dengan adanya relawan kita bisa mendapatkan SDM yang sangat berkualitas dengan “harga” seminimum mungkin.. namun juga banyak faktor ketidakpastian di sana, dalam artian karena sifatnya adalah relawan, kita tidak bisa “menuntut” tanggungjawab kepada relawan. Pustakalana sendiri memiliki 3 bulan commitment untuk relawan yang ingin bergabung.


Baiklah, sementara ini saya cukupkan sharing tentang tips-tips. Nanti kalau ada yang ingin ditanyakan, feel free to ask me yaa! Dengan senang hati berbagi pengalaman. Dan semoga teman-teman yang sudah menanyakan dan niatannya sudah ada untuk bisa membuka perpustakaan: dimudahkan dan dilancarkan dalam perjalanan membuka perpustakaannya🙂

 

9 thoughts on “Menjalankan Perpustakaan (or How to Run Your Small Library)

  1. Chica lengkap banget informasinya. Jadi kebayang kalau mau punya perpustakaan. Dulu aku benar2 sudah berencana akan buka rumah baca. Sudah mengumpulkan buku dari koleksi pribadi ada sekitar 400an buku. Eh mendadak pindah Belanda, akhirnya buku2 punyaku aku titipkan ke rumah baca adik kelas. Bersyukurnya rumah baca milik mereka berkembang, dan sama seperti kamu bilang, kolaborasi dengan pihak2 terkait. Salut dengan komitmen kamu Cha👍 semoga lancar selalu ya

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s